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Warum man einen Projektstrukturplan erstellt: Ziele und Vorteile

Mit dem Projektstrukturplan erhält die Projektleitung ein hilfreiches Werkzeug für die Planung und Regelung eines Projekts. Die Übersicht des Projektstrukturplans unterstützt eine Projektleiterin und einen Projektleiter bei der Führung des Projektteams. Sie erleichtert auch die zielgruppengerechte Kommunikation mittels internen und externen Stakeholdern.

Zudem ist der Projektstrukturplan eine notwendige Grundlage, um die wichtigen Aufgaben im Projektmanagement zu bewältigen. Das sind:

Anforderungen managen

Der Anforderungsmanager strukturiert das Lastenheft in Kapitel und Unterkapitel. Genauso, wie das Arbeitspakete zusammengestellt wurden. Dann beschreibt er detailliert alle Anforderungen.

Meilensteine ermitteln

Die Projektleitung erstellt auf Basis der Aufgabenpakete die spätere Ablaufstruktur des Projekts. Aus der Hierarchie leitet sie die Reihenfolge der Arbeitspakete ab. Dann bildet sie Vorgänger- und Nachfolgebeziehungen. Für jedes Aufgabenpaket legt die Projektleitung Start- und Endtermin und damit die Eingangsgrößen für den Terminplan fest.

Ressourcen planen

Auch das Aufwandsplanung profitiert vom Projektstrukturplan. Denn aus der Beschreibung des Arbeitspakets leitet sich ab, wie viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit welchen Fähigkeiten im Team dienen müssen, um die gestellten Aufgaben zu bewältigen.

Risiken bewerten

Ist der Projektstrukturplan unvollständig, signalisiert er das durch eine weiße Lücke. Kann die Projektleitung die Lücke nicht füllen, beschreibt sie diese im Risikoregister. Vergisst siehe es, kann sich die Lücke zu einem Risiko auftürmen.

Fortschritt überwachen

Die Projektleitung kontrolliert und steuert ihr Projekt auf Basis des Projektstrukturplans. Die Ergebnisse fasst siehe im Berichtswesen zusammen. Das bedeutet für die Stakeholder: transparente Kommunikation mit aktuellen Zahlen und Prognosen.

Zielgerichtet informieren

Teilprojekte, Teilaufgaben und Aufgabenpakete sind in einem Diagramm, gleich dem Organisations-Chart strukturiert. Diese bildhafte Darstellung prägt selbst gut ein. Damit besitzt die Projektleitung ein mächtiges Werkzeug, um über die Arbeitsinhalte des Projekts kompakt zu berichten. Ob in einem turnusmäßigen Treffen, im Fahrstuhl, auf dem Flur oder in der Warteschlange zum Mittagessen.

Teammitglieder themengerecht auswählen

Der Projektstrukturplan dient der Projektleitung als Führungsinstrument. Mit ihm wählt sie ihre Projektmitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus. Orientierung bieten dabei der Inhalt und der Schwierigkeitsgrad des Aufgabenpakets. Planerische Aufgaben mittels strategischem Hintergrund überträgt die Projektleitung an Kollegen, das gern strategisch denken und handeln. Aufgaben mit kräftigem Praxisbezug delegiert sie an Praktiker.

Außenwirkung verbessern

Nutzt die Projektleitung den Projektstrukturplan, signalisiert sie dem Projektumfeld: Hier steht eine Expertin, die über methodisches Wissen verfügt. Diese Botschaft hilft, das Image als Expertin zu untermauern.

Projektwissen archivieren

Der Projektstrukturplan speichert alle Aufgaben, die erfüllt werden müssen, um das Projektziel zu erreichen. Nachfolgende Projekte mit ähnlichem Charakter können von diesem Wissen nutzen, was Kosten und Zeit spart. Sollte ein Mitarbeiter oder Experte das Projekt kurzfristig und unerwartet vergeben, bleibt das Wissen erhalten. Neue Kolleginnen und Mitarbeiter können sich auf dieser Basis schnell einarbeiten.